El Administrador de Fincas se ha convertido en una figura fundamental en las comunidades de vecinos ya que permite ahorrar en los gastos generales de la comunidad de vecinos y gestionar las necesidades que puedan ir surgiendo de manera profesional.

¿Qué es un administrador de fincas?

La administración de fincas es la actividad que ofrece una empresa o profesional para gestionar de manera profesional una comunidad de vecinos o propietarios.

La aplicación de técnicas de gestión profesional a la gestión de comunidades de vecinos produce mejoras en los servicios que reciben los vecinos de la comunidad. También ajusta los diferentes gastos para una eficiencia económica fundamental en estas entidades de gasto y servicio.

Así pues, el administrador de fincas se encargará de la gestión técnica de la finca, garantizando

• Los servicios necesarios.
• Cumplimiento de las obligaciones fiscales.
• Cumplimiento de las obligaciones normativas.
• Gestión administrativa de cobros y pagos.
• Asesoramiento legal.

¿Quién puede ser administrador de fincas?

El servicio de administrador de fincas puede ser realizado en una comunidad de vecinos por uno de los propietarios del inmueble, o por cualquier otra persona o empresa que así decida la comunidad de vecinos.

La regulación de este cargo y estos servicios se encuentra en la Ley de Propiedad Horizontal, en su artículo 13 apartado 6.

Debido a la complejidad y tareas que deben realizarse en una administración de fincas, las comunidades de vecinos suelen contratar profesionales externos o empresas especializadas para estas tareas.

Funciones de un administrador de fincas

Las funciones de un administrador de fincas están recogidas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal

“ Corresponde al administrador:

1. a) Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
2. b) Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
3. c) Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
4. d) Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
5. e) Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
6. f) Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.”

Así, después de la figura del Presidente de la Comunidad, figura de máxima responsabilidad y representación de la comunidad de propietarios, la administración de fincas se convierte en una de las funciones más exigentes, con la necesidad de una gran implicación y trabajo para el correcto funcionamiento de la misma.

Además, y según podemos ver en las funciones que reserva la ley para este cargo o servicio, la especialización en tareas tan especializadas como la contabilidad, conocimiento normativo, gestión y administración, etc.. hacen que no sea un trabajo sencillo a realizar por no profesionales.

Pero, además en la mayoría de las comunidades de vecinos, el presidente de la misma, no puede tener una dedicación intensiva a la gestión de la finca delegando, gran parte del trabajo en el servicio de administración de fincas.

Tareas de contabilidad administrador de fincas

Una de las tareas fundamentales de la administración de fincas es llevar la contabilidad de la comunidad de propietarios.

• Presupuesto anual, un plan de gastos muy importante ya que en muchos casos será la base del cálculo para fijar las cuotas a pagar cada mes por cada uno de los miembros de la comunidad de vecinos.
• Cuentas anuales, aunque las comunidades de vecinos no tienen obligación de registro de las cuentas anuales, si deben rendirse cuentas a los propietarios miembros de la comunidad.
• Cálculo de las cuotas, en función del presupuesto anual de gasto se calcularán las cuotas necesarias para cubrir las obligaciones de la comunidad.
• Gestión de gastos extraordinarios, ante gastos extraordinarios la administración de fincas deberá proponer medidas, como derramas o préstamos, para poder afrontar estos gastos no corrientes.
• Gestión y conciliación de las cuentas bancarias y cajas que tenga la comunidad de vecinos para su correcto funcionamiento.

Tareas Administrativas administrador de fincas

Las comunidades de vecinos, como cualquier organización con ingresos y gastos, debe realizar tareas administrativas para garantizar el cobro y pago de las obligaciones y derechos de la misma.

• Gestión de recibos de cuotas, emitir los recibos a cada propietario, bien para ser pagados en caja, por transferencia o mediante un adeudo en su cuenta bancaria.
• Emisión de recibos bancarios, en la mayoría de los casos las comunidades de vecinos se decantan por la domiciliación de los recibos de la comunidad. Esto implicará una gestión de los adeudos con la entidad bancaria con la que trabaja la comunidad.
• Gestión de devoluciones e impagados, la administración de fincas deberá gestionar las incidencias en el cobro de las cuotas de comunidad, incidencias, impagos, devoluciones, etc..
• Pago a proveedores, la correcta gestión de los pagos a proveedores garantizará los servicios contratados y el ahorro en costes de devolución y recargos por impago.

Juntas de vecinos

La junta de vecinos o junta de propietarios es el máximo órgano de gestión y decisión de una comunidad de vecinos y el administrador de fincas tiene también aquí responsabilidades que asumir.

• Convocatoria de Juntas de vecinos, deberá elaborar a petición del Presidente de la comunidad la convocatoria pata las Juntas de Propietarios, tanto para las ordinarias, como para las extraordinarias.
• Asistir a las Juntas y actuar como fedatario, en su función de secretario deberá acudir a las juntas de vecinos y dar fe de lo acontecido elaborando un acta de la misma.
• Redactar el acta de la Junta de Vecinos, deberá redactar el acta de la junta de propietarios, recoger la firma del presidente y enviarla a todos los miembros de la comunidad.
• Velar por la ejecución de los acuerdos, deberá vigilar el cumplimiento de los acuerdos alcanzados en la Junta de vecinos.

Garantizar el buen estado de la finca

Las comunidades de vecinos nacen siempre entorno a un edificio o propiedad común que debe ser conservado y mejorado de manera continua.

• Gestión de obras de mantenimiento y mejora, deberá gestionar la contratación y control de las reformas o construcciones necesarias para la comunidad.
  • Generar los contratos de obra
  • Verificar la solvencia y el cumplimiento normativo de las empresas contratadas.
  • Control y verificación de las obras y reparaciones en la finca.

• Gestión de siniestros y averías que puedan surgir en la finca gestionada por la comunidad de vecinos.
  • Gestionar los siniestros con las compañías de seguros, dar de alta, seguimiento, envío de documentación, etc..
  • Gestionar conflicto derivados de los siniestros o averías en la comunidad.

Cumplimiento normativo de las instalaciones

Ciertas instalaciones de la comunidad de vecinos y su mantenimiento están sujetas a normativa concreta y, en algunos casos deben cumplir con las revisiones recogidas en la norma.

Los elementos de la comunidad que requieren informes, inspecciones y mantenimiento son

• El Informe de Evaluación del Edificio IEE, complemento de ITE Inspección técnica del Edificio, verifica el estado de conversación de la propiedad.
• Medidas contra incendios, extintores, salidas de emergencia, detectores de humo, puertas anti incendios, etc…
• Ascensores, deberán cumplir con su calendario de revisiones periódicas para garantizar en todo momento la seguridad de estos elementos.
• Instalaciones eléctricas, deberán realizarse las inspecciones necesarias para garantizar la seguridad de esta instalación.
• Instalaciones de calefacción central, cuando la comunidad cuenta con sistema común de calefacción deberán realizarse los trabajos de mantenimiento e inspección necesarios para garantizar la seguridad de la instalación, de la maquinaria utilizada y de los depósitos de combustible si existieran.
• Puertas y ventanas de las zonas comunes, se deberá garantizar el correcto funcionamiento de puertas y ventanas que formen parte de las zonas comunes de la comunidad.

Obligaciones Fiscales

Aunque muchas comunidades de vecinos no lo saben, estas entidades si tienen obligaciones fiscales en determinadas circunstancias, y es fundamental realizar estas tareas de manera correcta para evitar multas y recargos.

• Operaciones con terceros, modelo 347, deberán presentarlo las comunidades de vecinos que hayan tenido operaciones superiores a los 3.005,06€ anuales con terceros, con proveedores.
• Retención e ingresos a cuenta, modelo 111, retenciones de IRPF a trabajadores de la comunidad de vecinos o e retenciones de IRPF a profesionales que prestan servicios a la comunidad. Modelo anual 190.
• Atribución de rentas, modelo 184, de subvenciones o alquileres o intereses que pueda recibir la comunidad.
• Impuesto sobre el Valor Añadido IVA, modelo 303, para comunidades de vecinos que alquilan instalaciones comunitarias. Modelo anual 390.

También existen obligaciones censales con la Agencia Tributaria,

• Altas, bajas y modificaciones en las obligaciones tributarias, modelo 036.

Otras obligaciones de la Comunidad de vecinos

Existen diferentes normativas que también afectan a las comunidades de vecino y que serán responsabilidad de la administración de fincas.

• Ley de Protección de datos, LOPDGDD, cumplir con las obligaciones de la normativa de protección de datos que afecta a la comunidad de vecinos.
• Prevención de Riesgos Laborales, PRL, aunque se piensa en muchas ocasiones que solo hay obligación de contar con un servicio de prevención de riesgos laborales cuando se tienen trabajadores no es así.
• Certificado digital, las comunidades de vecinos están obligadas a contar con un certificado digital para poder relacionarse telemáticamente con las administraciones.

Gestión de proveedores administración de fincas

Las comunidades de vecinos son, fundamentalmente, entidades de gasto, su misión fundamental es garantizar una serie de instalaciones y servicios comunes para los miembros de la misma.

Así, una de las funciones más importantes de la administración de fincas es la correcta gestión de los proveedores de la comunidad.

• Provisiones, hay material y provisiones que puede necesitar una comunidad de vecinos, material de limpieza, recambios iluminación, material comunicación vecinos, etc..
• Suministros y sus consumos, controlar y garantizar los suministros básicos a la comunidad y vigilar los consumos, luz, agua, combustible, etc..
• Contratos de servicios, gestionar y vigilar el cumplimiento de los contratos de servicios, portería, limpieza, mantenimiento de instalaciones, etc..
• Auditoría continua de proveedores, la administración de fincas deberá velar por la obtención de los mejores servicios para comunidad, con precios de mercado y cumplimiento de las condiciones pactadas.

Asesoramiento a la comunidad de propietarios

El asesoramiento al Presidente y al resto de vecinos es fundamental para el correcto funcionamiento de las comunidades de propietarios.

• Informar y asesorar a la comunidad de la normativa que afecta a una comunidad de vecinos, desde la Ley de Propiedad Horizontal hasta otras normativas como LOPD, PRL, etc..
• Velar por la legalidad de los acuerdos alcanzados en la Junta de Propietarios, informar y asesorar para la correcta toma de decisiones.

Ventajas de contar con un administrador de fincas

La administración de fincas, como servicio externo, no es obligatoria y pueden ser los propios vecinos lo que realicen las diferentes tareas necesarias.  Sin embargo, los conocimientos, el tiempo necesario, la dedicación imprescindible, hacen muy aconsejable la contratación de un Administrador de Fincas.

Las principales ventajas de contratar la administración de fincas son:

• Reducción del trabajo y dedicación del presidente y los vecinos, todo el trabajo necesario para el correcto funcionamiento de la comunidad de vecinos es realizado por terceros y el presidente y la junta de vecinos dedican un tiempo muy limitado a lo importantes, la toma de decisiones.
• Especialización en las diferentes actividades, una comunidad de vecinos necesita desde conocimientos legales, pasando por contabilidad y llegando hasta los conocimientos necesarios para controlar y verificar una obra. Materias muy dispares y exigentes que es mejor dejar en manos de profesionales.
• Adaptación continua, la legislación, las obligaciones, las necesidades, las nuevas tecnologías, todo evoluciona y puede afectar a una comunidad de vecinos. Estar al día de las novedades es fundamental para una correcta gestión de la comunidad de propietarios.
• Seguro de responsabilidad civil, la administración de fincas externa contará siempre con un seguro de responsabilidad civil por posibles errores o negligencias que puedan afectar a la comunidad de vecinos.
• Proveedores con convenios o condiciones ventajosas, al trabajar para diferentes comunidades de vecinos la fuerza negociadora con los posibles proveedores es mayor que la que tendría la comunidad de vecinos por su cuenta.
• Imparcialidad, la administración de fincas actuará de manera imparcial informando a la comunidad y ofreciendo una visión objetiva y profesional de los problemas o materias que se traten en las juntas de vecinos.