Libro de actas de una comunidad de propietarios: qué es y cuál es su función

Cada comunidad de propietarios debe tener su propio libro de actas, donde se recogerán las incidencias, los acuerdos y los datos más relevantes de las Juntas de propietarios.

Las comunidades de propietarios son entidades compuestas por los propietarios de pisos o locales de una finca. Estas, deben contar con su correspondiente libro de actas legalizado y en el que se reflejen todos los acuerdos a los que se llegue en las juntas de propietarios.

Así, el artículo 19 de la Ley de la Propiedad Horizontal recoge que “los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un Libro de Actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en la forma que reglamentariamente se disponga».

A continuación, desgranamos todo lo relacionado con el libro de actas de cada comunidad de propietarios, su legalización, custodia…

¿Qué es el libro de actas de una comunidad?

El libro de actas de una comunidad es un documento que refleja todos los acuerdos que se adopten en las juntas de propietarios. Así pues, el libro de actas recogerá toda la información de los temas que se hayan debatido y aprobado en la reunión.

También incluirá información obligatoria, que veremos más adelante, como la hora y el lugar de la cita, los puntos del día, los asistentes…

¿Cuál es la función del libro de actas?

Por tanto, la función del libro de actas es reflejar toda la información de lo que ocurra en una junta de propietarios.

¿Qué debe contener?

Este documento debe contener cierta información obligatoria:

Hora, día y lugar de la reunión

Esta información resulta relevante, especialmente para que los propietarios tengan constancia del día exacto en el que tiene lugar la junta. Además, es obligatorio especificar si se trata de primera o segunda convocatoria.

Según el artículo 16.2 de la Ley de Propiedad Horizontal, “La convocatoria de las juntas la hará el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión, con indicación de los asuntos a tratar, el lugar, día y hora en que se celebrará en primera o, en su caso, en segunda convocatoria.”

Causante o autor de la convocatoria

Según la ley, la junta de propietarios se reunirá cuando lo solicite la cuarta parte de la totalidad de propietarios o, en su defecto, un número que represente al menos el 25% de las cuotas de participación.

Es obligatorio que quede constancia de quién ha sido la persona que ha propuesto la realización de esa convocatoria de la junta de propietarios, ya sea el presidente o cualquier propietario de la finca.

Si es Junta ordinaria o extraordinaria

Las juntas ordinarias se celebran, como mínimo y por lo general, una vez al año. Por su parte, las juntas extraordinarias pueden celebrarse por diversos motivos y no hay estipulado un número máximo o mínimo.

Primera o segunda convocatoria

Se debe reflejar si la convocatoria es de primera o de segunda convocatoria.
Entendemos, por tanto, que se habla de primera convocatoria cuando existe quorum en el momento en el que está prevista la reunión. Este quorum se da cuando la mayoría de los propietarios asistentes suman la mayoría del coeficiente.

La segunda convocatoria se da cuando no se logra el quorum suficiente en la primera. En este caso, la celebración se lleva a cabo independientemente de la cantidad de personas asistentes. El único requisito es que acuda, como mínimo, un propietario.

Asistentes

Debe realizarse una lista en la que figuren todas las personas asistentes, así como aquellos que serán representados por terceros. En este sentido, constará lo siguiente:

• Nombre de cada asistente
• Cuota de participación de cada asistente
• Ausencias a la junta

Orden del día

Se redactará una lista de todos los “puntos del día”, es decir, los temas que se van a tratar en la reunión.

Esta orden del día es muy importante, ya que no se llegará a acuerdos sobre aquellos temas que no hayan sido reflejados en el documento.

Acuerdos

Deben reflejarse:

• Cada uno de los puntos acordados durante la reunión, así como su contenido.
• Cantidad de votos en cada uno de los acuerdos
• Qué propietarios votaron a favor, cuales en contra
• Sus motivos.

¿Cómo se realiza el proceso del libro de actas?

Cuando termina la reunión, el acta se pasa al libro de actas y el presidente y el secretario firman la misma. El plazo para plasmar la firma es de diez días naturales posteriores a la fecha de la celebración de la junta correspondiente.

Cuando esté firmada, se enviará una copia a todos y cada uno de los propietarios.

¿Cómo se legaliza el libro de actas de una comunidad de propietarios?

Las actas se legalizan presentando el primer libro en el Registro de la Propiedad.

En esta presentación constarán el lugar en el que se encuentra el edificio con una petición del presidente de la junta legitimada ante notario o ante el propio registrador.

• Una vez en el registro, se tramitará el libro de actas y se adjuntarán en el mismo los datos propios de la legalización.
• Tras esto, se deja constancia de esta.
• Una vez legalizada la documentación presentada, el libro de actas deber ser presentado dentro de los cinco días posteriores a la mismas en el Registro a la Propiedad.

Si tienes alguna duda sobre la legalización de los libros de actas, te recomendamos que solicites información a nuestros administradores de fincas.

¿Quién debe custodiarlo?

El secretario de la comunidad de propietario tiene la función de custodiar el libro de actas y conservar durante 5 años aquellas convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y el resto de documentos relacionados con las juntas.

¿Qué pasa si se pierde el libro de actas de una comunidad?

Debido a la obligatoriedad del libro de actas, en caso de pérdida, extravío o destrucción, se procederá a la adquisición y legalización de uno nuevo, y tal y como enuncia el artículo 415 del Reglamento Hipotecario, “será necesario que el presidente o secretario de la Comunidad afirme, bajo su responsabilidad, bien en acta notarial o bien ante el Registrador de la Propiedad, que la pérdida del Libro ha sido notificada a todos los propietarios que componen la Comunidad”.

Una vez realizado esto, podrá legalizarse un nuevo libro de actas en el que deberá insertarse una diligencia en la que conste que, a pesar de que aparezca el libro extraviado, no podrán extenderse nuevas actas en el mismo con fecha posterior a la de esta diligencia.