¿Puede una comunidad sustituir al portero por una empresa externa? Estos son los requisitos
El portero tradicional continúa siendo una figura habitual en numerosos edificios, especialmente en las grandes ciudades. Sin embargo, el incremento de los costes laborales y la aparición de empresas especializadas en conserjería, limpieza y vigilancia están llevando a algunas comunidades a plantearse un cambio de modelo.
La decisión puede parecer sencilla: sustituir a un trabajador contratado directamente por una empresa externa que preste determinados servicios por un coste inferior. Jurídicamente, sin embargo, la operación requiere bastante más cuidado.
Para externalizar el servicio de portería, la comunidad debe analizar dos ámbitos diferentes. Por un lado, la Ley de Propiedad Horizontal determina qué mayoría necesita la junta para modificar o suprimir determinados servicios comunes. Por otro, si existe un trabajador contratado, habrá que cumplir también las obligaciones establecidas por la normativa laboral.
Una decisión adoptada únicamente pensando en el ahorro económico puede terminar generando indemnizaciones, reclamaciones judiciales y costes muy superiores a los que inicialmente pretendían evitarse.
¿Qué significa externalizar la portería?
Externalizar significa que la comunidad deja de prestar directamente el servicio mediante un trabajador propio y contrata a una empresa especializada.
Esta empresa puede asumir determinadas tareas de:
- Conserjería.
- Limpieza.
- Control de accesos.
- Recogida de residuos.
- Recepción de paquetería.
- Atención de incidencias.
- Mantenimiento básico.
El objetivo suele ser reducir costes o simplificar la gestión del personal.
Sin embargo, antes de externalizar el servicio de portería, es necesario determinar exactamente qué servicio existe actualmente y qué pretende aprobar la comunidad.
La Ley de Propiedad Horizontal exige una mayoría específica
La primera cuestión afecta directamente a la junta de propietarios.
El artículo 17.3 de la Ley de Propiedad Horizontal establece que el establecimiento o supresión de servicios de portería, conserjería, vigilancia u otros servicios comunes de interés general requiere el voto favorable de las tres quintas partes del total de propietarios que, a su vez, representen las tres quintas partes de las cuotas de participación.
Esta mayoría se exige incluso cuando la decisión suponga modificar el título constitutivo o los estatutos.
Por tanto, no basta necesariamente con una mayoría simple de los asistentes a una reunión.
La comunidad debe asegurarse de que el acuerdo alcanza la doble mayoría legalmente establecida.
Externalizar y suprimir el servicio no siempre son exactamente lo mismo
Aquí aparece una de las cuestiones más importantes.
No es igual eliminar completamente una portería que modificar la forma en que se presta.
Por ejemplo, una comunidad puede decidir prescindir totalmente del servicio o sustituir a su portero contratado por una empresa externa que siga realizando funciones similares.
Esta diferencia puede resultar jurídicamente relevante.
La jurisprudencia ha analizado precisamente situaciones en las que la comunidad mantiene determinados servicios, pero modifica su organización y prescinde del trabajador que hasta ese momento los realizaba.
Por eso, antes de votar, conviene definir claramente qué se está aprobando: la desaparición del servicio, su reorganización o su externalización.
La comunidad debe justificar correctamente su decisión
Además de cumplir la Ley de Propiedad Horizontal, existe un segundo problema cuando la comunidad tiene contratado directamente a un trabajador.
La extinción de esa relación laboral deberá ajustarse al Estatuto de los Trabajadores.
En determinados supuestos, las comunidades recurren a causas económicas u organizativas para justificar la decisión.
Sin embargo, no basta con afirmar que una empresa externa resulta más barata.
Cuando se pretende externalizar el servicio de portería y extinguir un contrato laboral, las causas alegadas deben existir realmente y poder acreditarse.
La decisión empresarial y el acuerdo comunitario deben estar correctamente documentados.
El ahorro económico debe poder demostrarse
Uno de los motivos más frecuentes para externalizar es reducir gastos.
Pero si la comunidad basa su decisión en razones económicas, resulta fundamental realizar cálculos realistas.
No debería compararse únicamente el salario mensual del portero con la factura mensual ofrecida por una empresa.
Habrá que tener en cuenta cuestiones como:
- Salarios.
- Cotizaciones sociales.
- Vacaciones.
- Sustituciones.
- Antigüedad.
- Indemnizaciones.
- Horarios cubiertos.
- Servicios incluidos en el nuevo contrato.
- Revisiones de precio de la empresa externa.
Solo así podrá comprobarse si existe realmente un ahorro.
Un despido mal planteado puede salir muy caro
Este es probablemente el mayor riesgo.
La comunidad puede adoptar correctamente un acuerdo desde el punto de vista de la propiedad horizontal y, sin embargo, cometer errores al extinguir la relación laboral.
Si posteriormente un tribunal declara improcedente el despido, la comunidad podría tener que asumir las consecuencias económicas correspondientes.
El ahorro previsto mediante la externalización puede desaparecer rápidamente si hay que afrontar indemnizaciones, salarios u otros gastos derivados de un procedimiento judicial.
Por ello, externalizar el servicio de portería debe plantearse como una operación jurídica y económica completa, no únicamente como un cambio de proveedor.
¿Puede externalizarse simplemente porque los vecinos están descontentos?
La insatisfacción con el servicio puede ser uno de los motivos que lleve a plantear un cambio.
Sin embargo, cuando existe una relación laboral, afirmar que el trabajador "no funciona bien" no permite automáticamente extinguir su contrato.
Si existen incumplimientos laborales, deberán analizarse y acreditarse conforme a la normativa correspondiente.
Y si la decisión responde a motivos económicos u organizativos, deberán utilizarse las vías previstas para esas situaciones.
La comunidad no debería confundir una votación de vecinos con un procedimiento de despido.
La junta puede tomar decisiones sobre los servicios comunitarios, pero la relación laboral sigue sometida a su propia normativa.
La documentación es fundamental
Antes de llevar el asunto a junta, resulta recomendable recopilar toda la información necesaria.
Entre la documentación que debería analizarse se encuentra:
- El contrato laboral existente.
- La antigüedad del trabajador.
- El coste laboral anual.
- Las funciones que desempeña.
- Los presupuestos de empresas externas.
- Las condiciones del nuevo servicio.
- El ahorro económico previsto.
- Las posibles indemnizaciones.
- Los estatutos de la comunidad.
- Los acuerdos comunitarios anteriores.
Esta información permitirá que los propietarios voten con conocimiento de las consecuencias reales de la decisión.
Cuidado con comparar servicios diferentes
Una oferta más barata no siempre significa que la comunidad vaya a recibir el mismo servicio.
Un portero contratado directamente puede realizar funciones que una empresa externa no incluya en su presupuesto.
Por ejemplo:
- Recepción diaria de paquetes.
- Supervisión continua del edificio.
- Pequeñas tareas de mantenimiento.
- Atención personal a residentes.
- Gestión de incidencias.
- Control de proveedores.
- Presencia durante determinadas franjas horarias.
Antes de externalizar el servicio de portería, la comunidad debería elaborar una relación detallada de las funciones actuales y compararla con las incluidas en la propuesta externa.
De lo contrario, podría aprobarse un ahorro aparente que en realidad implique una reducción importante del servicio.
¿Qué mayoría necesita la comunidad?
Cuando el acuerdo implica establecer o suprimir los servicios contemplados en el artículo 17.3 de la Ley de Propiedad Horizontal, se requiere:
Tres quintas partes del total de propietarios y, al mismo tiempo, tres quintas partes del total de las cuotas de participación.
Este requisito es especialmente importante.
No basta con contar propietarios. También deben calcularse sus coeficientes de participación.
Además, deberán aplicarse correctamente las reglas de formación de mayorías previstas por la LPH, incluida la consideración que corresponda a los propietarios ausentes en aquellos acuerdos para los que legalmente resulte aplicable.
Una votación incorrectamente calculada puede abrir la puerta a una posterior impugnación.
¿Qué ocurre si los estatutos hablan expresamente de portería?
El artículo 17.3 contempla expresamente que la mayoría de tres quintas partes resulte aplicable aunque el establecimiento o supresión del servicio implique una modificación del título constitutivo o de los estatutos.
Esto evita que la mera aparición del servicio de portería en esos documentos convierta automáticamente la decisión en un acuerdo sujeto a unanimidad.
Aun así, cada comunidad debe revisar su documentación antes de actuar.
Los estatutos pueden contener información relevante sobre las características del servicio, el uso de determinadas dependencias o las obligaciones asociadas a la portería.
¿Qué ocurre con la vivienda del portero?
Algunos edificios antiguos disponen además de una vivienda destinada tradicionalmente al portero.
En estos casos aparece una segunda cuestión.
Una cosa es decidir qué ocurre con el servicio y otra diferente determinar qué uso se dará posteriormente a esa vivienda o elemento comunitario.
La comunidad podría plantearse alquilarla, modificar su utilización o adoptar otras decisiones.
Cada una de estas operaciones puede estar sometida a requisitos diferentes en función de la configuración jurídica del inmueble y de lo establecido en el título constitutivo.
Por ello, no conviene incluir automáticamente todas estas decisiones dentro de un único acuerdo genérico sobre externalización.
Los propietarios deben conocer el coste completo de la operación
Para votar correctamente, los vecinos deberían disponer de una estimación económica global.
Imaginemos que externalizar permite ahorrar 15.000 euros anuales, pero la extinción laboral supone inicialmente una indemnización considerable.
La comunidad debe conocer cuánto tiempo necesitará para recuperar esa inversión.
También deben contemplarse posibles incrementos futuros en el contrato con la empresa externa.
Una buena decisión económica no se basa únicamente en cuánto se ahorrará durante el primer año.
Qué pasos debería seguir una comunidad
Si una comunidad está estudiando externalizar el servicio de portería, lo recomendable es seguir un proceso ordenado:
- Analizar el servicio existente.
- Revisar el contrato y la situación laboral del trabajador.
- Calcular el coste real actual.
- Solicitar varios presupuestos externos.
- Comparar funciones y horarios.
- Analizar las consecuencias laborales.
- Revisar los estatutos y acuerdos anteriores.
- Incluir claramente el asunto en el orden del día.
- Adoptar el acuerdo con la mayoría correspondiente.
- Documentar correctamente la decisión y ejecutar posteriormente las actuaciones necesarias.
La planificación previa reduce considerablemente el riesgo de conflictos.
El papel del administrador de fincas
El administrador de fincas desempeña una función especialmente importante en este tipo de decisiones.
Puede ayudar a recopilar los costes actuales, solicitar presupuestos, preparar la documentación económica y organizar la junta para que los propietarios dispongan de información suficiente.
También puede coordinarse con asesores laborales cuando exista un trabajador contratado directamente por la comunidad.
Antes de externalizar el servicio de portería, resulta especialmente útil contar con una visión conjunta de las implicaciones comunitarias, laborales y económicas.
El objetivo no debería ser simplemente reducir una partida del presupuesto, sino conseguir un modelo sostenible que garantice un servicio adecuado sin generar riesgos innecesarios para la comunidad.
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Conclusión
Una comunidad puede plantearse externalizar el servicio de portería, pero la decisión no debería adoptarse únicamente porque una empresa externa presente un presupuesto más económico.
La Ley de Propiedad Horizontal establece una mayoría cualificada de tres quintas partes del total de propietarios y de las cuotas para establecer o suprimir servicios de portería, conserjería y otros servicios comunes de interés general.
Además, cuando existe un portero contratado directamente, la comunidad debe analizar por separado las consecuencias laborales de extinguir esa relación.
La clave está en preparar la operación antes de votar: estudiar los costes, comparar servicios equivalentes, revisar la documentación, calcular las consecuencias laborales y adoptar correctamente el acuerdo comunitario.
Porque una externalización diseñada para ahorrar puede conseguir exactamente el efecto contrario si la comunidad no cumple todos los requisitos legales.
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