¿Por qué es importante la contabilidad en las comunidades de propietarios?

Presentar las cuentas de una comunidad es una de las tareas más importantes a la hora de gestionar una finca. Por ello, hoy te contamos por qué es tan importante la contabilidad en las comunidades de propietarios.

Presentar las cuentas de una comunidad es una de las tareas más importantes a la hora de gestionar una finca. Por ello, hoy te contamos por qué es tan importante la contabilidad en las comunidades de propietarios.

Generalmente, este es un trabajo del que se encarga el administrador de fincas de cada comunidad, pero siempre es importante conocer cuáles son las claves para llevar la contabilidad en una comunidad de propietarios.

La contabilidad de una comunidad de propietarios según la Ley de Propiedad Horizontal

Como sabemos, la Ley de Propiedad Horizontal es la ley que regula las comunidades de vecinos, sus derechos y sus obligaciones. No obstante, a pesar de ello, en esta ley no existen apenas relaciones a la contabilidad.

Algunas de las referencias a la contabilidad que encontramos en la LPH son las siguientes:

• Artículo 14: habla de las obligaciones en las Juntas de Propietarios: “aprobar el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes”.
• Artículo 16: “1. La Junta de propietarios se reunirá por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas y en las demás ocasiones que lo considere conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación.”.
• Artículo 20: se refiere a las funciones del administrador: “b) preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos; y d) ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes”.

Obligaciones contables de una comunidad de propietarios

Toda empresa debe presentar sus cuentas, anualmente, en el Registro Mercantil. Las cuentas deben cumplir ciertas normas de presentación, es decir, ciertas obligaciones. Pero, ¿qué ocurre en el caso de una comunidad de propietarios? ¿Es obligatorio que siga las mismas normas que una empresa?

La realidad es que no, pero que no sea obligatorio no implica que no sea recomendable. Seguir estas obligaciones, que se adapten al Plan General de Contabilidad, ofrece numerosas ventajas, tanto a la comunidad de propietarios, como al administrador de la finca.

• Además, todos los propietarios de una finca tienen el derecho y la obligación de conocer el estado de las cuentas de la comunidad. Esta información se les ofrece en las juntas de propietarios que, como mínimo, se celebran una vez al año con el objetivo de que todos los propietarios sean conocedores de los ingresos y los gastos anuales de la comunidad, así como para debatir sobre los gastos e ingresos del próximo ejercicio.
• Otro punto importante de la contabilidad en las comunidades de propietarios es que, como sabemos, el presidente cambia (por lo general) anualmente. Así pues, cuando el nuevo presidente tome posesión del cargo, deberá acudir al banco donde la comunidad tiene su cuenta y, tendrá que acudir a junto al presidente saliente, cambiará el nombre de la persona autorizada a usar la cuenta.
• No es obligatorio que el año del ejercicio contable y el ejercicio natural coincidan.
• Todos los propietarios tienen el derecho a solicitar información sobre el estado de las cuentas al presidente y este tiene la obligación de proporcionársela.
• Lo que no pueden hacer es acudir al banco a preguntar por el estado de las cuentas de la comunidad.

Cuotas y presupuestos anuales

Por lo general, calcular la contabilidad en las comunidades de propietarios es sencillo. Esto se debe a que todos los años se generan los mismos gastos habituales, que se refieren a gastos en calefacción, limpieza, mantenimiento…

• El presupuesto general se calcula sumando todos estos gastos previstos, pero es recomendable incluir una partida de fondo de reserva, que suponga no menos de un 10 % y con el que se afrontarán posibles gastos extraordinarios o cubrir los impagos de los vecinos morosos.
• Cuando se tienen claros cuáles van a ser todos los gastos más el 10% aproximado de los imprevistos, se reparte el gasto entre todos los propietarios y ahí es donde se establece la cuota anual de participación de cada uno de ellos que, generalmente, se divide en 12 pagos.

Fondos de reserva

El fondo de reserva es un fondo económico que deben tener todas las comunidades de propietarios para poder hacer frente a gastos urgentes, imprevistos o determinados.

Cuantía del fondo de reserva

La titularidad corresponde a la comunidad de propietarios y la cuantía incluida en ella no debe ser inferior al 10% (a partir del ejercicio 2022)*

*Hasta este ejercicio, la cuantía del fondo de reserva debía suponer un 5% del presupuesto de la comunidad, pero en marzo de 2019 se introdujo una nueva norma que dice que el fondo de reserva tiene un límite mínimo del 10%. Y se daba 3 años a las comunidades para actualizarlo, de ahí que se comience en el ejercicio de 2022.

Quién está obligado a participar

Todos los propietarios tienen la obligación de participar en el fondo de reserva en proporción a su cuota de participación.

Libro de cuentas de una comunidad de propietarios

Los libros de cuentas representan el elemento principal de la gestión del dinero en una comunidad de propietarios. En él, se resumen los ingresos y gastos.

El libro de cuentas resume todas las operaciones:

• Cuotas pagadas por los vecinos
• Gastos como pagos de obras, mantenimiento, etc.
• Gastos imprevistos

Este documento, además de presentarse en la junta de propietarios para su aprobación, debe ser enviado a los mismos con al menos 8 días de antelación.

¿Cómo se consigue el libro de cuentas?

Hay dos opciones:

• Comprándolo en libro físico en una papelería.
• Creando un Excel con sus respectivas columnas de ingresos y gastos, espacio para la fecha y el concepto.

Gastos extraordinarios: las derramas

Las derramas son contribuciones extraordinarias que se destinan a gastos no habituales, es decir, a gastos extraordinarios.

• Por lo general, se dividen, a partes iguales, entre los propietarios.
• Para aprobar este gasto y solicitar la cuota extra, se convoca una Junta General Extraordinaria, donde se expone la situación y los propietarios elegirán por votación qué hacer.
• Algunos propietarios pueden negarse a participar y, en este caso, se llega a un acuerdo de que estos no utilicen el elemento por el que se realiza la derrama.
• Tanto el ingreso extra como el gasto deben apuntarse en el libro de cuentas y también es recomendable añadirlo al tablón de anuncios.